Los despachos de aduana pueden parecer un trámite burocrático tedioso, pero existen por razones fundamentales que van mucho más allá de simplemente «revisar maletas» o cajas. Son el filtro entre la economía de un país y el resto del mundo.
Podríamos decir, que hay cinco razones principales de su existencia:
- Control Fiscal (Recaudación)
- Protección de la Economía Local
- Seguridad y Salud Pública
- Cumplimiento de Normativas
- Estadísticas de Comercio Exterior
No hay que mezclar o confundir que es cada cosa, la aduana es la oficina publica oficial establecida para garantizar tres pilares fundamentales:
- Soberanía.
- Recaudación.
- Vigilancia.
Y el despacho, es el examen de la mercancía cumpliendo las formalidades y tramites para que una mercancía pueda ser liberada.
¿Qué es un despacho de aduanas?
En términos sencillos, el «trámite de aduana» obligatorio que debe pasar cualquier mercancía que entra o sale de un país (o de una zona comercial como la Unión Europea).
Su objetivo es que la autoridad aduanera controle qué mercancía circula, verifique que cumpla con las leyes locales y, por supuesto, cobre los impuestos y aranceles correspondientes.
¿En qué consiste el proceso?
Cuando una mercancía llega al puerto o aeropuerto, se queda «retenida» en un área de depósito temporal hasta que se completen estos pasos:
- Presentación de documentos: Se entregan los papeles que identifican la carga (factura comercial, lista de contenido, documentos de transporte).
- Declaración de Aduanas (DUA): Se presenta el Documento Único Administrativo donde se detalla qué es el producto, cuánto vale y quién es el remitente/destinatario.
- Inspección (Canales de riesgo): La aduana asigna un «color» al envío:
- Verde: Todo en orden, la mercancía puede seguir su camino (Levante).
- Naranja: Revisión de documentos para comprobar que cuadren con la declaración.
- Rojo: Inspección física de la mercancía. Hay que abrir el contenedor o paquete.
- Pago de tributos: Una vez aceptada la declaración, se pagan los aranceles e impuestos (como el IVA).
Documentos imprescindibles
Para que un despacho no se convierta en una pesadilla logística, es necesario disponer de información detallada de los artículos que se transportan y documentación especial dependiendo de la naturaleza de la mercancía.
Actualmente estos datos, las empresas de transporte solicitan a los clientes que estén en formato digitalizado, Zeleris en sus integraciones WS dispone de un API que facilita la integración en este sentido. (Ver con sistemas previamente).
- Factura comercial: no solo detalla el exportador e importador y el valor de la mercancía, también deben figurar datos:
- HS CODE por item (vital para calcular impuestos).
- País de fabricación.
- Motivo de la exportación.
- Incoterm.
- Packing List: Una lista detallada de lo que hay dentro de los bultos.
- Documento de transporte: (Bill of Lading, CMR o Air Waybill) según sea por mar, tierra o aire.
- Autorizaciones especiales.
HS CODE, ¿por qué es importante?
El Código HS (abreviatura de Harmonized System o Sistema Armonizado) es el lenguaje universal del comercio internacional. Es un sistema numérico estandarizado para clasificar cualquier producto que se comercialice a nivel mundial.
Desarrollado por la Organización Mundial de Aduanas (OMA), es utilizado por más de 200 destinos para aplicar aranceles y recopilar estadísticas.
Este código es obligatorio y es el «DNI» de tu mercancía y determina tres cosas fundamentales en el despacho de aduanas:
- Aranceles: Define el porcentaje de impuestos que debes pagar al importar.
- Regulaciones: Indica si el producto necesita permisos especiales (sanitarios, de seguridad, etc.).
- Estadísticas: Permite a los gobiernos saber exactamente cuánto de cada producto entra y sale del país.
Clasificar mal un producto es uno de los errores más comunes y costosos en comercio exterior, esto puede producir:
- Multas.
- Retrasos.
- Pérdida de beneficios.
¿Quién hace el despacho?
Lo normal es contratar a un Agente de Aduanas (o Representante Aduanero).
Un agente de aduanas es el experto que actúa como puente entre tú y la administración.
En este apartado las empresas Courier disponen de agentes propios que facilitan esta labor, pero, hay en ocasiones que las mercancías deben ser despachadas por agentes externos ya sea por elección del importador o por motivos de la naturaleza, valor de la mercancía, etc.
No olvidemos, que esta gestión conlleva costes sobre la exportación e importación.
Zeleris, un aliado para tus envíos internacionales
El despacho de aduanas es una parte clave del transporte internacional. Una documentación correcta y una buena planificación pueden marcar la diferencia entre una entrega fluida y un envío con retrasos. En Zeleris trabajamos para que empresas y particulares puedan gestionar sus envíos nacionales e internacionales con seguridad, eficiencia y control. Cuando un paquete cruza fronteras, también importa hacerlo con documentación adecuada, seguimiento y respaldo logístico especializado.