Ya seas un gestor de eCommerce que envía cientos de paquetes al día o una empresa que espera un suministro crítico para su cadena de producción, existe una secuencia alfanumérica que se convierte en el centro de todas las miradas: el número de seguimiento.
Aunque parece un concepto básico, la gestión ineficiente de la trazabilidad o localizador de envío es la fricción número uno en la experiencia de cliente, y el principal motivo de saturación en los departamentos de soporte. ¿Por qué el sistema arroja el mensaje «envío inexistente»? ¿Por qué no debemos confundirlo con el número de pedido?
En Zeleris, desgranamos la anatomía de este código vital, dónde localizarlo y, lo más importante, cómo interpretar los errores más comunes para evitar fricciones innecesarias en tu cadena de suministro.
¿Qué es exactamente el número de seguimiento?
Técnicamente, el número de seguimiento (también conocido como tracking ID, referencia de envío o ID de envío) es un identificador alfanumérico único vinculado a una unidad de carga específica dentro de la red global de transporte.
¿Tus clientes sufren demasiadas incidencias de transporte?
En Zeleris minimizamos los errores de seguimiento y optimizamos tu última milla para que tú solo te preocupes de vender.
Para nosotros, los operadores logísticos, este código es el DNI de la mercancía. Contiene información encriptada o vinculada a una base de datos que funciona como llave de acceso a una base de datos centralizada y parametrizada:
- Trazabilidad completa: origen, destino y puntos de tránsito.
- Tipología de servicio: desde envío urgentes, internacional o última milla.
- Gestión de rutas: La ruta óptima que debe seguir el paquete a través de los hubs de distribución.
Para el cliente B2B o el destinatario final, el tracking es mucho más que una notificación: es la herramienta control de inventario y transparencia que permite saber si la mercancía ha salido del almacén, si está en reparto o si ha surgido alguna incidencia en transporte.
Dónde localizar el tracking según tu rol logístico
La visibilidad del localizador depende del punto en el que te encuentres dentro del flujo de la transacción:
- Si eres el destinatario (B2B o B2C)
En la logística moderna, el localizador no nace con la compra, sino con la orden de expedición. Los canales críticos de consulta son:
- Notificación de salida: Ojo, no el de «confirmación de pedido». El tracking se genera cuando la etiqueta se crea en el almacén. Busca correos con asuntos como «Tu pedido ha sido enviado» o «Información de seguimiento».
- Notificaciones Push y SMS: Operadores como Zeleris envían notificaciones via SMS o email al destinatario en el caso de que se genere incidencia en el momento de la entrega, pudiendo gestionarlo para el próximo reparto a través del enlace directo.
- Área de cliente: Si has realizado el pedido a través de una plataforma B2B o un marketplace, el ID de envío aparecerá en el historial de pedidos junto al estado «Enviado».
- Si eres el remitente (eCommerce o logística)
Como gestor de los envíos, tienes el control desde el origen:
- Etiqueta logística: El número aparece bajo el código de barras principal. Es vital guardar una copia digital de estas etiquetas.
- Manifiesto de carga: En envíos masivos B2B, el listado de recogida contiene todas las referencias asociadas a esa salida de mercancía.
Error frecuente: Número de pedido vs. número de seguimiento
Este es el rey de las confusiones y el motivo de muchas búsquedas fallidas.
- Número de pedido: Es una referencia interna de la tienda o proveedor (ej: ORD-2024-500). Solo sirve para que el vendedor identifique la venta en su sistema.
- Número de seguimiento: Es la referencia del transportista (ej: Z123456789). Es el único que funciona en la página de localizador de envío de la empresa de transporte.
«El número de seguimiento no existe»: Por qué ocurre y cómo solucionarlo
Has copiado el código, lo pegas en la web, pulsas buscar y… «Envío no encontrado» o «Referencia inexistente». Antes de entrar en pánico o llamar a soporte, analiza estas causas técnicas muy comunes en la operativa diaria:
Latencia del sistema (El «limbo» digital)
Este es el escenario más frecuente. Administrativamente, el número se crea al imprimir la etiqueta en el almacén. Sin embargo, el paquete físicamente aún no ha sido escaneado en el primer escaneo físico o en el primer hub de Zeleris.
Hasta que no se produce esa «primera lectura» (el primer scan físico), el número existe administrativamente pero está «ciego» en el sistema de rastreo público.
Solución: Espera unas horas (o hasta el final del día) para que la mercancía llegue a la plataforma logística y sea dada de alta.
Errores de sintaxis (El factor humano)
Parece obvio, pero en un entorno de alta velocidad, los errores de «dedo» son habituales.
- Confusión el número cero (0) con la letra vocal (O).
- Inclusión de espacios en blanco al copiar y pegar.
- Omisión del último dígito fuera de la selección.
Solución: Siempre que sea posible, utiliza los enlaces directos (hipervínculos) en lugar de copiar y escribir el número manualmente.
Seguimiento en la web equivocada
En el entorno B2B y el comercio internacional, a menudo intervienen varios transportistas (uno para la larga distancia, otro para la última milla).
Asegúrate de validar el tracking en la web del operador que ostenta la custodia física. Si el envío es de Zeleris, usa nuestra herramienta de seguimiento. Los agregadores de envíos genéricos a veces tardan más en actualizar la información que la web directa del transportista.
Envíos muy antiguos
Por normativas de protección de datos y eficiencia de servidores, los números de seguimiento se reciclan o se archivan pasado un tiempo (generalmente entre 3 y 6 meses después de la entrega). Si intentas buscar un envío del año pasado, es probable que el sistema te diga que no existe.
La importancia del Tracking en la experiencia B2B
Para una empresa, el número de seguimiento no es solo una curiosidad, es una herramienta de gestión. Un buen uso de la referencia de envío permite:
- Eficiencia operativa: Saber cuándo llega stock para preparar el almacén.
- Optimización del SAC: Un cliente que posee autonomía para consultar su tracking es un cliente que no va utilizar la atención al cliente para consultar el estado de su envío.
- Garantía legal y documental: el historial de estados es la prueba objetiva en la resolución de discrepancias o reclamaciones.
En Zeleris, trabajamos para que esa visibilidad sea total desde la recogida hasta la entrega. Si tienes tu ID de envío a mano y necesitas saber el estado de tu mercancía, nuestra herramienta de localización está lista para darte respuestas en tiempo real.
Preguntas frecuentes sobre el seguimiento de envíos
Para terminar de despejar dudas, hemos recopilado las tres consultas más habituales que recibimos en nuestro departamento de tráfico y atención al cliente.
Estas respuestas te ayudarán a entender mejor la operativa detrás de tu ID de envío.
- ¿Puedo realizar el seguimiento de un paquete sin el número de seguimiento?
Por seguridad y protección de datos (RGPD), no es posible rastrear un envío públicamente solo con el nombre o la dirección. El sistema necesita el localizador único para discriminar tu paquete entre miles, garantizando la privacidad de la transacción.
Sin embargo, si has perdido el número, la solución más rápida es contactar con el remitente (la tienda o empresa que envía). Ellos tienen acceso al sistema de creación de etiquetas y pueden facilitar de nuevo la referencia asociada a tu pedido. Si eres cliente registrado de Zeleris, puedes buscar por referencia interna en tu área privada.
- Mi número de seguimiento es correcto, pero el estado no se actualiza hace días, ¿está perdido, se ha detenido el envío?
No necesariamente. En logística, que el estado no cambie en la web no significa que el paquete esté quieto. A veces, en tránsitos de larga distancia o cruces internacionales, el paquete viaja en un camión o contenedor precintado durante horas o días sin pasar por un punto de escaneo intermedio.
El estado se actualizará en cuanto llegue al siguiente Hub de distribución y la etiqueta sea leída de nuevo. Si la inactividad supera las 48-72 horas laborables sin justificación (como un fin de semana), entonces sí es recomendable contactar para abrir una incidencia.
- ¿Qué diferencia hay entre el localizador de envío y la referencia de cliente?
A menudo verás ambos campos en las etiquetas. El localizador de envío es el código oficial del transportista (Zeleris) para mover la carga. La referencia de cliente es un campo opcional que el remitente puede rellenar con su propio código (ej: Factura-2024).
Aunque algunos sistemas permiten buscar por referencia de cliente, lo más seguro y rápido para evitar errores de «envío no encontrado» es utilizar siempre el localizador oficial asignado por el operador logístico.